Datenschutzhinweise für Teilnehmende (Art. 13 DSGVO) – VLHF Seminare
Stand: 10. November 2025
1. Verantwortlicher
Verband der Landwirte mit handwerklicher Fleischverarbeitung e.V. (VLHF), Tischbeinstraße 112, 34121 Kassel, 1. Vorsitzende Dr. Andrea Fink-Keßler
2. Datenschutzbeauftragte/r (falls vorhanden)
Sofern kein/e Datenschutzbeauftragte/r benannt ist, richten Sie Datenschutzanfragen an die oben genannten Kontaktdaten.
3. Verarbeitete Datenkategorien
Stammdaten (Name, Anschrift, Unternehmen/Funktion), Kontakt- und Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon), Buchungs- und Vertragsdaten (Seminar, Termin, Zahlungsinformationen, Rechnungsdaten), Teilnahme- und Leistungsdaten (Anwesenheit, ggf. Zertifikate), Sicherheits-/Compliance-Daten (z. B. PSA-Nachweise, Unfallmeldungen), Foto-/Videoaufnahmen bei Veranstaltungen, IT-Nutzungs-/Zugangsprotokolle bei Online-Formaten (z. B. IP-Adresse, Login-Zeit).
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
• Durchführung und Verwaltung Ihrer Seminarbuchung und Teilnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Abrechnung, Buchführung, steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB).
• Organisation, Sicherheit und Zutrittssteuerung vor Ort (Hausordnung, PSA, Unfallprävention) sowie Durchsetzung von Ansprüchen/Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Erstellung von Foto-/Videoaufnahmen zur Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit des VLHF (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen – siehe Ziff. 10).
• Versand von Feedback-Umfragen nach der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Direkte E-Mail-Werbung für eigene ähnliche Angebote an Bestandskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG) mit jederzeitiger Widerspruchsmöglichkeit; für darüber hinausgehende Werbung nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Online-Formate (z. B. Videokonferenzplattformen): techn. Bereitstellung und ggf. Aufzeichnungen nur nach gesonderter Information und – soweit erforderlich – mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
5. Quellen der Daten
Wir verarbeiten in der Regel Daten, die Sie uns selbst im Rahmen der Buchung/Kommunikation mitteilen. In Einzelfällen erhalten wir Daten über Ihre Teilnahme von Dritten (z. B. Arbeitgeber, Sammelanmeldung, Fördermittelgeber/Warteliste).
6. Empfänger und Kategorien von Empfängern
• Interne Organisationseinheiten des VLHF (Teilnehmendenverwaltung, Buchhaltung, Veranstaltungsorganisation).
• Auftragsverarbeiter (gem. Art. 28 DSGVO), z. B.: Zahlungsdienstleister/Bank, Buchhaltungs-/Rechnungssystem, E-Mail-/Newsletter-Dienst, IT-/Hosting, Online-Event-Plattform (z. B. [Zoom/Teams]) – jeweils auf vertraglicher Grundlage.
• Externe Stellen, soweit erforderlich: Dozierende/Referent:innen (Teilnehmendenlisten), Tagungsstätten/Caterer (z. B. Allergiehinweise), Fördermittelgeber und prüfende Stellen (Nachweise), Behörden/Versicherungen im Schadensfall, Rechtsberatung.
7. Drittlandtransfer
Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet nur statt, wenn der Dienstleister seinen Sitz dort hat oder dort Daten verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher – z. B. durch EU-Standardvertragsklauseln und ggf. zusätzliche Maßnahmen. Details teilen wir auf Anfrage mit.
8. Speicherdauer
• Buchungs-, Vertrags- und Rechnungsdaten: bis zu 10 Jahre (steuer-/handelsrechtliche Aufbewahrung).
• Allgemeine Vertrags-/Kommunikationsdaten: regelmäßig 3 Jahre nach Schluss des Kalenderjahres (regelmäßige Verjährung).
• Foto-/Videoaufnahmen für PR-Dokumentation: i. d. R. bis zu 3 Jahre bzw. bis zu Ihrem begründeten Widerspruch.
• IT-Protokolle/Server-Logs: i. d. R. 7–14 Tage.
• Einwilligungen: bis Widerruf, Nachweis über die erteilte Einwilligung bis zu 3 Jahre nach letztem Einsatz.
9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung der für die Buchung/Teilnahme notwendigen Daten ist erforderlich; ohne diese ist eine Teilnahme nicht möglich. Foto-/Videoaufnahmen sowie Direktwerbung sind nicht verpflichtend; Sie können widersprechen bzw. erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einschl. Widerspruch gegen Direktwerbung). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist grundsätzlich die Aufsicht am Sitz des VLHF
11. Keine automatisierten Entscheidungen
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
12. Hinweis zu Foto-/Videoaufnahmen bei Präsenzveranstaltungen
Bei Veranstaltungen können vom VLHF und/oder beauftragten Personen Foto- und kurze Videoaufnahmen erstellt werden, um die Veranstaltung zu dokumentieren und über die Arbeit des VLHF zu berichten (Website, Newsletter, Social Media, Print). Wir achten auf eine situationsangemessene und respektvolle Darstellung. Wenn Sie nicht aufgenommen werden möchten, sprechen Sie uns bitte vor Ort an oder teilen Sie Ihren Widerspruch bereits vorab per E-Mail mit. Wir berücksichtigen dies organisatorisch (z. B. Sitzplatzwahl, Kennzeichnung).